初學者數據流圖指南

初學者數據流圖指南

資料來源:https://blog.hubspot.com/marketing/data-flow-diagram

詢問任何職業運動員或商業主管他們如何成功,他們會告訴你他們掌握了一個過程。 通過弄清楚他們的哪些習慣導致成功,哪些沒有,並從過去的成功和失敗中吸取教訓,他們可以提高他們的工作效率,效率和工作效率。

但是,將流程實施到業務,部門甚至團隊中是一種完全不同的動物,而不是磨練自己的個人流程。 有這麼多活動部件,你如何跟踪你的過程的每個方面,並且比這更具挑戰性和重要性,你如何改進它?
近50年來,數據流圖已成為組織理解,完善和實施新流程或系統的最簡單有效的工具之一。 它們是您的過程或系統的可視化表示,因此它們易於理解和修剪。
在我們深入研究數據流圖如何幫助您優化任何業務系統或流程之前,讓我們回顧一下它究竟是什麼。

什麼是數據流圖(DFD)?
數據流圖或DFD是任何過程或系統信息流的直觀表示。 通過映射您的流程或系統的數據流,DFD可以幫助您更好地了解您的流程或系統,發現其扭結,改進它,甚至可以幫助您實施新的流程或系統。 DFD的範圍從簡單的概述到過程或系統的複雜,精細的顯示。

DFD在20世紀70年代開始流行,並且通過易於理解而能夠保持其廣泛使用。 可視化地顯示過程或系統如何工作可以引起人們的注意並比文本塊更好地解釋複雜的概念,因此DFD能夠幫助幾乎任何人掌握系統或過程的邏輯和功能。
DFD有兩種類型 – 邏輯和物理。 邏輯圖顯示了通過系統移動信息的理論過程,例如數據來自何處,何處進行,變更方式以及結束位置。
物理圖表顯示了通過系統移動信息的實際過程,例如係統的特定軟件,硬件,文件,員工和客戶如何影響其信息流。
您可以使用邏輯或物理圖表來描述相同的信息流,也可以將它們結合使用以在更細粒度的級別上理解流程或系統。 但在使用DFD了解系統或過程的信息流之前,您需要知道用於描述信息流的標準符號或符號。
數據流圖符號
數據流圖符號是標準化的符號,如矩形,圓形,箭頭和短文本標籤,用於描述系統或過程的數據流方向,數據輸入,數據輸出,數據存儲點及其各種子過程。
Yourdon&Coad和Gene&Sarson是DFD中使用的兩種主要符號方法,它們都使用形狀和標籤來表示DFD的四個主要元素 – 外部實體,流程,數據存儲和數據流。

圖片來源: Lucidchart
1.外部實體
外部實體(也稱為終結器,源,接收器或參與者)是向圖表系統發送數據或從圖表系統接收數據的外部系統或過程。 它們或者是信息的來源或目的地,因此它們通常被放置在圖表的邊緣。
2.過程
進程是一個通過獲取傳入數據,更改數據並使用它生成輸出來操縱數據及其流程的過程。 進程可以通過執行計算和使用邏輯對數據進行排序或更改其方向流來完成此操作。 流程通常從DFD的左上角開始,並在圖的右下角完成。
3.數據存儲
數據存儲保存信息供以後使用,例如等待處理的文檔文件。 數據輸入流經過程然後通過數據存儲,同時數據輸出流出數據存儲,然後流過流程。
4.數據流
數據流是系統信息從外部實體通過流程和數據存儲獲取的路徑。 使用箭頭和簡潔標籤,DFD可以向您顯示數據流的方向。
但在開始繪製數據流圖之前,您需要遵循四條經驗法則來建立有效的DFD。
1.每個過程應至少有一個輸入和一個輸出。
2.每個數據存儲應至少有一個數據流並且數據流出。
3.系統存儲的數據必須經過一個過程。
4. DFD中的所有進程都必須連結到另一個進程或數據存儲。

不同級別的DFD和上下文級數據流圖
DFD的範圍可以從簡單的概視圖到具有多個級別的系統或過程的複雜,精細表示,編號從0到更高。 但最常見和最直觀的DFD是0級DFD,稱為上下文圖。 它們是通過系統或過程的信息流的易消化,高級概述,因此幾乎任何人都可以理解它。

1級DFD仍然是系統或過程的廣泛概述,但它們也更加詳細 – 它們將系統的單個過程節點分解為子過程。 2級DFD通過將每個流程細分為粒度子流程,更深入地了解細節。 任何超過2級的DFD都是罕見的 – 會有太多的細節,這會破壞其易於理解的最初目的。
DFD示例 各種行業的專業人員,如軟件工程,IT,業務和產品管理與設計,可以使用DFD來更好地理解,改進或實施新的系統或流程。 為了幫助您深入了解DFD的外觀以及它如何簡化組織的複雜系統和流程,下面是DVD借用系統(如Redbox)的上下文級數據流程圖的示例。
在這個DFD中,客戶是信息的來源,DVD借用系統是過程,數據流和數據存儲,而店主是信息的目的地。

圖片來源: Lucidchart
完善您的流程
每個偉大的運動員,行政人員,企業或服務人員不僅專注於遵循一流的流程,而且還痴迷於完善它。 也就是說,建立和磨練有效的流程是工作環境中最具挑戰性的任務之一。 但是,如果您可以使用數據流圖來評估組織的流程,那麼您的公司將牢牢掌握如何掌握它。

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